I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

(Tham khảo các biểu mẫu, kịch bản chương trình Đại hội tại cuối bài viết)

1. Toàn bộ các hoạt động của Đại hội chi đoàn (sau đây gọi tắt là Đại hội) phải thực hiện theo đúng Điều lệ Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, các quy định của Trung ương Đoàn và hướng dẫn của Ban Chấp hành Đoàn trường.

2. Đại hội có nhiệm vụ tổng kết, đánh giá hoạt động của chi đoàn trong thời gian vừa qua, đề ra phương hướng hoạt động cho thời gian tới; nếu cần thiết, bầu Ban Chấp hành mới để lãnh đạo hoạt động của chi đoàn.

3. Việc tham gia Đại hội là nhiệm vụ của tất cả đoàn viên. BCH chi đoàn phân công nhiệm vụ cụ thể theo khả năng của đoàn viên, tránh ôm đồm công việc để không xảy ra tình trạng đoàn viên thờ ơ, không thấy được trách nhiệm của bản thân đối với đợt sinh hoạt chính trị quan trọng này. Đại hội chỉ được tiến hành khi có ít nhất 2/3 số đoàn viên trong chi đoàn tham dự.

4. Bí thư Liên chi đoàn chịu trách nhiệm trực tiếp hoặc ủy quyền cho các đồng chí UV BCH Liên chi đoàn chỉ đạo, dự và đôn đốc, kiểm tra… đại hội của các chi đoàn sinh viên trong liên chi đoàn; tuyệt đối không để xảy ra hiện tượng chi đoàn tổ chức đại hội mà không có đại diện chính thức của Đoàn cấp trên dự, chỉ đạo.  

5. Bí thư LCĐ hoặc UV BCH Liên chi đoàn được ủy quyền phải duyệt toàn bộ nội dung của đại hội của các chi đoàn, trong đó lưu ý các vấn đề: trang trí, các báo cáo, chương trình, kịch bản, nhân sự BCH chi đoàn, các mẫu văn bản (theo hướng dẫn dưới đây).

6. Đại hội được tiến hành trong 1 buổi, phải đảm bảo đúng giờ, nghiêm túc, ngắn gọn, đầy đủ, tiết kiệm. Đoàn viên dự đại hội phải mặc trang phục lịch sự (khuyến khích nữ mặc áo dài, nam mặc sơ mi trắng, quần sẫm màu, thắt cà vạt hoặc trang phục áo thanh niên việt nam, áo sinh viên tình nguyện); phải gương mẫu, tự giác, không nói chuyện riêng, không làm việc riêng, không sử dụng bia rượu, thuốc lá. Đoàn viên phải phát huy dân chủ, ưu tiên cho việc thảo luận các báo cáo, tránh hiện tượng đại biểu mời phát biểu nhiều hơn đoàn viên trong chi đoàn. 

II. CÔNG TÁC CHUẨN BỊ

Để Đại hội  thành công, chi đoàn cần làm tốt công tác chuẩn bị, bao gồm:

1. Lập kế hoạch tổ chức Đại hội trên cơ sở định hướng chỉ đạo của Đoàn cấp trên. Kế hoạch cần xác định rõ: thời gian, địa điểm, các nội dung chính trong đại hội và phân công người chuẩn bị.

2. BCH chi đoàn chuẩn bị:

– Dự thảo báo cáo kết quả hoạt động chi đoàn trong nhiệm kỳ qua;

– Bản kiểm điểm của BCH chi đoàn trong việc lãnh đạo chi đoàn nhiệm kỳ qua;

– Phương hướng hoạt động của chi đoàn trong nhiệm kỳ tới;

– Chuẩn bị đề án nhân sự BCH mới;

– Xây dựng các văn bản phục vụ Đại hội: chương trình Đại hội; kịch bản chi tiết; mẫu phiếu bầu; mẫu biên bản bầu cử; mẫu giấy mời, mẫu nghị quyết Đại hội; mẫu biên bản Đại hội.

– Phân công chuẩn bị trước ít nhất 3 đến 4 ý kiến tham luận về các nội dung như: học tập và NCKH (1); rèn luyện đoàn viên nâng cao văn hóa học đường và ý thức chấp hành pháp luật (2); vấn đề chấp hành nội quy giảng đường, lớp học như chấp hành giờ lên lớp, nói tục chửi thề, không sử dụng phao thi, trang phục khi đến trường, đeo thẻ khi đến trường (3); hoạt động VH-VN-TDTT và hoạt động phong trào (4); thanh niên phấn đấu trở thành Đảng viên (5); chuẩn bị các tiết mục văn nghệ, các tiểu phẩm…

3. Đăng ký lịch tổ chức, báo cáo trình duyệt các tài liệu của Đại hội tới GVCN, BCH liên chi đoàn. Sau khi được duyệt, mới được tiến hành Đại hội.

– Triệu tập Đoàn viên dự Đại hội, phân công đoàn viên thực hiện các khâu trong tổ chức Đại hội (trang trí, chương trình chi tiết, các hoạt động trước, trong và sau Đại hội,…) để Đại hội chi đoàn thực sự là một sinh hoạt chính trị quan trọng, thể hiện ý thức trách nhiệm của từng đoàn viên.

Lưu ý: Bố trí thời gian Đại hội trong 01 buổi,  Khuyến khích tổ chức vào thứ 7 hoặc chủ nhật hàng tuần.

III. CÁCH THỨC TỔ CHỨC

– Thời gian: thời điểm tổ chức đại hội phải phù hợp, thuận lợi cho đoàn viên của chi đoàn tham dự đầy đủ.

– Địa điểm: tổ chức tại phòng học, giảng đường.

– Làm đơn mượn phòng học có chữ ký của GVCN gửi cán bộ phụ trách giảng đường (nếu tổ chức ngoài giờ học). Đặc biệt phải cam kết giữ gìn trật tự, vệ sinh sạch sẽ, đền bù nếu gây mất, hỏng hóc thiết bị phòng học.

– Khách mời: đại diện Đoàn cấp trên, cấp ủy chi bộ sinh viên, GVCN, các chi đoàn bạn, các đơn vị kết nghĩa (nếu có).

– Trang trí, đảm bảo các yêu cầu cơ bản: Cờ Tổ quốc, ảnh Bác, cờ Đoàn. Chú ý: cờ Đoàn hoặc huy hiệu Đoàn không treo cao hơn cờ Tổ quốc; tượng hoặc ảnh Bác đặt chính giữa và không đặt cao hơn cờ Tổ quốc, cờ Đoàn.

– Bàn làm việc của Đoàn chủ tịch, Thư ký , khách mời nên có khăn phủ và hoa, nước uống.

– Hội trường nên trang trí một số khẩu hiệu, tranh ảnh cổ động tuyên truyền.

– Nếu có hoa quả, bánh kẹo thì chỉ được dùng khi đại hội kết thúc. Tuyệt đối không được bày ra bàn trong khi đại hội diễn ra.

IV. CHƯƠNG TRÌNH ĐẠI HỘI

– Chào cờ (yêu cầu hát tập thể Quốc ca – Đoàn ca)

– Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu.

– Giới thiệu đoàn chủ tịch chủ trì Đại hội; giới thiệu thư ký của Đại hội.

– Đoàn chủ tịch công bố chương trình Đại hội.

– Đoàn chủ tịch /Bí thư chi đoàn trình bày báo cáo tổng kết hoạt động công tác Đoàn và phong trào thanh niên nhiệm kỳ vừa qua; phương hướng công tác trong thời gian tới.

– Đại diện BCH chi đoàn trình bày bản kiểm điểm Ban chấp hành.

– Đại hội thảo luận đóng góp cho báo cáo, phương hướng, bản kiểm điểm (Tham luận, thảo luận).

– Đại diện cấp ủy chi bộ, Đoàn cấp trên, GVCN phát biểu ý kiến

– Nếu có BCH chi đoàn cũ thì đoàn chủ tịch công bố Ban chấp hành cũ hết nhiệm kỳ; đối với K11 mới có BCH lầm thời thì thôi; tiếp theo Đại hội tiến hành bầu Ban chấp hành mới; trình bày yêu cầu, cơ cấu, tiêu chuẩn Ủy viên Ban chấp hành mới. Giới thiệu nhân sự dự kiến do Ban chấp hành cũ chuẩn bị và hướng dẫn Đại hội ứng cử, đề cử vào danh sách bầu Ban chấp hành mới. Chủ tọa đại hội trả lời, giải thích những ý kiến của đoàn viên, quyết định cho rút tên hoặc không cho rút tên khỏi danh sách bầu cử. Đại hội biểu quyết thống nhất danh sách bầu cử.

– Bầu tổ bầu cử. Tổ bầu cử hướng dẫn thể lệ bầu cử.

– Tiến hành bầu cử, công bố kết quả, Ban chấp hành mới ra mắt.

– Bầu đại biểu dự Đại hội Liên chi đoàn (căn cứ phân bổ đại biểu để bầu theo đúng số lượng)

– Khen thưởng (nếu có)

– Thông qua nghị quyết của Đại hội

– Bế mạc Đại hội

V. NHIỆM VỤ CHÍNH CỦA TỪNG BỘ PHẬN

1. Đoàn chủ tịch: điều hành Đại hội theo chương trình đã được thảo luận, thống nhất; hướng dẫn cho đoàn viên thảo luận, biểu quyết văn kiện đại hội; lãnh đạo việc bầu cử, quyết định cho rút tên hay không cho rút tên trong danh sách ứng cử; giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình diễn ra Đại hội,…

Đoàn chủ tịch cần phải là những đồng chí có khả năng tổ chức, điều hành, có uy tín và nắm chắc nguyên tắc điều lệ. Cơ cấu Đoàn chủ tịch nên có 3 đồng chí và có cả ủy viên BCH cũ, nhân sự dự kiến tham gia BCH mới; có bí thư chi đoàn, lớp trưởng.

2. Thư ký: ghi biên bản, tổng hợp ý kiến phát biểu và các biểu quyết trong Đại hội, giúp việc cho đoàn chủ tịch. Thư ký có 2 đồng chí

3. Tổ bầu cử: hướng dẫn thể lệ bầu cử, chuẩn bị phiếu bầu hợp lệ, kiểm phiếu và công bố kết quả bầu cử, làm biên bản bầu cử. Tổ bầu cử thường gồm 3 đồng chí, được bầu bằng hình thức biểu quyết. Các đồng chí có tên trong Danh sách bầu cử BCH không được tham gia làm việc trong Tổ bầu cử.

VI. VIỆC BẦU CỬ TẠI ĐẠI HỘI

1. Nguyên tắc bầu cử:

– Khi bầu cử hay biểu quyết phải có quá ½ số phiếu bầu (kể cả phiếu hợp lệ và không hợp lệ) hoặc quá ½ số người có mặt tán thành thì người được bầu mới trúng cử và nghị quyết mới có giá trị.

– Trường hợp bầu lần thứ nhất chưa đủ số lượng đã quyết định thì phải tiếp tục bầu lần thứ hai để lựa chọn trong số còn lại của danh sách ứng cử. Nếu bầu lần thứ hai vẫn chưa đủ thì việc có tiếp tục bầu nữa hay không do đại hội quyết định.

– Trường hợp số người được quá ½ số phiếu bầu nhiều hơn số lượng được bầu thì chỉ lấy đủ số lượng được bầu và lấy từ người cao phiếu nhất trở xuống.

– Trường hợp số cuối cùng của số lượng người định bầu có 2 người trở lên và có số phiếu bằng nhau thì phải tổ chức bầu lại trong số những người đó chọn lấy người cao phiếu nhất. Người trúng cử trong số đó cũng phải có quá nửa số phiếu bầu.

2. Bầu ban chấp hành mới:

Bầu BCH mới được tiến hành bằng hình thức bỏ phiếu kín. Bầu 03 ủy viên BCH, trong đó có Bí thư và một Phó Bí thư và 01 ủy viên.

Việc phân công chức danh bí thư, phó bí thư do Đại hội quyết định trên cơ sở tham khảo ý kiến đề xuất của các UVBCH, có ý kiến của GVCN và Đoàn cấp trên.

VII. BÁO CÁO KẾT QUẢ ĐẠI HỘI

Sau Đại hội chậm nhất 1 tuần BCH chi đoàn tiến hành gửi hồ sơ Đại hội cho BCH Liên Chi đoàn. Hồ sơ đề nghị Đoàn trường chuẩn y kết quả Đại hội bao gồm: Biên bản Đại hội chi đoàn; Biên bản kiểm phiếu và toàn bộ phiếu bầu BCH chi đoàn; Biên bản họp phân công BCH và Danh sách trích ngang BCH mới; Báo cáo tổng kết nhiệm kỳ cũ và Phương hướng nhiệm kỳ mới. Hồ sơ trên đựng file nilon có nút và ghi rõ tên chi đoàn phía ngoài.

VIII. LIÊN HỆ CÔNG TÁC

– Mọi thắc mắc xin liên hệ tại VP Đoàn TN – Tầng 2, Nhà C; tham khảo website //gfxug.com/doanthanhnien;

– Phân công nhiệm vụ thường trực Tổ công tác chỉ đạo Đại hội (Căn cứ QĐ số 29 QĐ/TNTĐ-UBKT ngày 20/8/2019 của BCH Đoàn trường)

Đề nghị các liên chi đoàn, chi đoàn nghiêm túc triển khai thực hiện.

Lưu ý: Hướng dẫn này được áp dụng đối với các chi đoàn trong toàn trường (trừ các chi đoàn SV năm cuối, chuẩn bị tốt nghiệp ra trường như K8 hệ Đại học chính quy).

1. Kịch bản chi tiết sử dụng trong Đại hội Đoàn cấp cơ sở nhiệm kỳ 2019 – 2020 ()

2. Các biểu mẫu sử dụng trong Đại hội Đoàn cấp cơ sở nhiệm kỳ 2019 – 2020 ()